Processus Master Data


Cas d'usage : Master Data

Contexte

Nos clients, producteurs de médicaments dans le monde entier, sont aujourd’hui confrontés à la lourdeur des formulaires papier et de leur suivi sous Excel.

Les formulaires aux formats papier ou PDF, présents dans les industries réglementées engendre des non-conformités liées aux réglementations pour l’intégrité des données. Ils sont aussi fortement consommateurs de temps et peu respectueux de l’environnement.

Le processus de gestion des Master Data est une activité de maitrise en amont des solutions de systèmes d’informations (ERP, MES, LIMS…).

Le challenge

Digitaliser la collecte, la vérification et l’approbation de Master Data.

Les Master Data sont les données maîtres de vos processus métier. Pour les collecter, les vérifier et les approuver avant intégration dans les logiciels cibles, les formulaires sont le plus souvent utilisés au format papier (modèles PDF).

La définition de la solution

La solution mise en place a été réalisée avec la plateforme GxpForms.

Sur la base des formulaires papiers et PDF, ainsi que des fichiers Excel de suivi fournis par les clients, les consultants ont conçu des applications reproduisant le processus de gestion des Master Data de nos clients.

Les bénéfices

L’application « Master Data » créée pour ces clients grâce à GxpForms permet de :

  • Conserver/archiver les formulaires électroniquement ;
  • Gérer les saisies d’informations obligatoires ;
  • Maitriser la version des formulaires ;
  • Gagner en productivité grâce à des circuits de validation et de signature maitrisés ;
  • Signer électroniquement les formulaires depuis son poste de travail ou en télétravail (diminution des déplacements) ;
  • Tracer toutes les modifications/suppressions/créations d’informations grâce à l’audit trail ;
  • Exploiter les données saisies par des rapports sous format Word ou PDF ou encore Excel ;
  • Créer des indicateurs de performances pour le suivi des formulaires.

En résumé, grâce à cette application sur-mesure et mise en place en un temps record, les utilisateurs peuvent suivre le processus de création ou mise à jour de Master Data de manière dématérialisée et en toute simplicité.

L’application utilisée

GxpForms est une plateforme applicative en conformité avec les exigences des différentes instances de réglementations internationales : EMA, FDA, GMP, ISO.

GxpManager a développé une plateforme qui intègre de puissantes fonctionnalités : conformité au 21 CFR Part 11, traçabilité, sécurité, flexibilité, reporting et analyses. Elle permet de créer, sans codage, des applications conformes sur-mesure, en réponse à vos problématiques et besoins.

L’application s’ajuste à votre logique métier et respecte votre organisation et vos processus. Avec vous, nous étudions vos besoins et nous traduisons vos processus métiers en applications grâce à notre configurateur no code.

Grâce à son générateur super agile, les utilisateurs sont davantage impliqués dans la création et l’enrichissement de leur applications.

La technologie mise en œuvre

Les applications sont mises à disposition en SaaS pour optimiser la rapidité de mise en œuvre, l’intégration immédiate, la flexibilité, l’administration de l’infrastructure déléguée.

Toutes les opérations de mise-à-jour, sauvegarde, restauration et archivage sont automatisées.

Les données en Cloud sont hébergées en France, dans 2 Data Centers hautement sécurisés et certifiés ISO 27001 : 2013.

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