Digitalisation de formulaires


Cas d'usage : Digitalisation des formulaires papier via GxpForms

Contexte

Notre client, producteur de médicaments biotechnologiques dans le monde entier, a choisi sur deux sites pilotes, aujourd’hui confrontés à la multiplication des formulaires papiers.

Ces formulaires sont utilisés pour effectuer des relevés de données, ou pour suivre une procédure d’assurance qualité (exemple : change control). Ces formulaires sont imprimés, signés, diffusés et archivés.

Aujourd’hui, les formulaires papiers présents dans les industries réglementées peuvent engendrer des non-conformités liées aux problématiques d’intégrité des données. Ils sont aussi fortement consommateurs de temps et peu respectueux de l’environnement.

C’est pourquoi ce client, s’est lancé dans un projet de digitalisation de ses formulaires en 2018. Il a retenu la solution GxpManager afin de digitaliser près de 1000 formulaires papier présents sur chacun des deux sites en question.

Le challenge

Digitaliser plus de 1000 formulaires papier sans altérer le contenu et les processus de signatures, sans alourdir les actions des utilisateurs, et lorsque c’est possible, en simplifiant la procédure.

La définition de la solution

La solution mise en place a été réalisée sur la plateforme GxpApps.

Un centre de service a été créé par GxpManager. Sur la base des formulaires papiers fournis par le client, les consultants ont conçu une application répertoriant tous les GxpForm spécifiques à la société.

En continu, les futurs utilisateurs ont pu tester les GxpForm créés et formuler leurs souhaits d’amélioration. Une fois les GxpForm validés par les équipes du client, ils ont été mis en production et rendus accessibles par les sites concernés.

Les bénéfices

L’application « GxpForm » crée pour ce client grâce à GxpApps permet de :

  • Conserver/archiver les formulaires électroniquement ;
  • Gérer les saisies d’informations obligatoires ;
  • De maitriser la version des formulaires ;
  • De gagner en productivité grâce à des circuits de validation et de signature maitrisés ;
  • De signer électroniquement les formulaires depuis son poste de travail (diminution des déplacements) ;
  • De tracer toutes les modifications/suppressions/créations d’informations grâce à l’audit trail ;
  • D’exploiter les données saisies par des rapports sous format Word ou PDF ou encore Excel ;
  • De créer des indicateurs de performances pour le suivi des formulaires.

En résumé, grâce à cette application sur-mesure les utilisateurs peuvent créer, compléter et suivre les signatures de formulaire de manière dématérialisée et en toute simplicité.

L’application utilisée

GxpApps est une plateforme applicative en conforme avec les exigences des différentes instances de réglementations internationales : FDA, GMP, ISO, EMA.

GxpManager a développé une plateforme qui intègre de puissantes fonctionnalités : conformité au 21 CFR Part 11, traçabilité, sécurité, flexibilité, reporting et analyse. Elle permet de créer, sans codage, des applications conformes sur-mesure, en réponse à vos problématiques et besoins.

L’application s’ajuste à votre logique métier et respecte votre organisation et vos processus. Avec vous, nous étudions vos besoins et nous traduisons vos processus métiers en applications GxpApps.
Grâce à son générateur super agile, les utilisateurs sont davantage impliqués dans la création, l’évolution et l’enrichissement permanent des applications.

La technologie mise en œuvre

Les applications sont mises à disposition en SaaS pour optimiser la rapidité de mise en œuvre, l’intégration immédiate, la flexibilité, l’administration de l’infrastructure déléguée.

Toutes les opérations de mise-à-jour, sauvegarde, restauration et archivage sont automatisées.

Les données en Cloud sont hébergées en France, en Data Centers hautement sécurisés et certifiés ISO 27001 : 2013 et HDS. Il existe également une version on-Premise de GxpManager.

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