Gestion du processus de déménagement d’équipements


Cas d'usage : Gestion du processus de déménagement d'équipements

Contexte

Le service R&D de notre client, grand laboratoire français intervenant dans le monde entier, a souhaité disposer d’une solution pour gérer le déménagement d’équipements de plusieurs laboratoires vers un nouveau bâtiment unique. Ce projet de transferts a débuté en 2019 et devra se terminer en 2024, le client n’a pas souhaité utiliser de fichiers Excel pour gérer les différentes étapes de ces transferts, mais a envisagé un outil plus complet, intuitif et simple d’usage.

Les équipes GxpManager ont été sollicitées pour créer une maquette GxpXL et participer à la définition du processus à mettre en place pour gérer les transferts d’équipements.

Le groupe de travail mis en place était constitué de moins de 10 personnes afin de représenter les différents acteurs du déménagement.

Le challenge

Identifier l’ensemble des étapes nécessaires pour déménager un équipement et structurer une démarche de gestion de projet associée. Pour définir un outil simple et fluide en évitant la mise en place de workflows par exemple.

La solution doit permettre grâce à des indicateurs variés et puissants de piloter facilement les différentes activités.

Elle doit permettre de faciliter la traçabilité des équipements par la gestion d’étiquettes intégrant un identifiant et les informations de provenance et de destination.

Les formulaires de saisie doivent limiter les entrées manuelles d’informations pour favoriser la standardisation et les erreurs (intégrité des données). Ils sont optimisés pour faciliter la saisie des nombreuses informations associées aux équipements.

L’application doit pouvoir intégrer des informations provenant de SAP de manière ponctuelle.

La définition de la solution

La solution mise en place a été réalisée sur la plateforme GxpXL.

Un cadrage a été réalisé en 2 sessions, il a permis de construire une maquette cible de l’application attendue.

Le projet a été dimensionné en 3 sprints réalisés sur 3 mois durant la période de confinement.

Lors des sprints les utilisateurs clés ont pu aligner la vision de leurs besoins avec les possibilités de la plateforme GxpXL, puis tester et faire évoluer l’application selon les retours d’expériences.

L’application permet de suivre l’intégralité du cycle de déménagement d’un équipement depuis son local de départ jusqu’à son local d’arrivée. Cela inclue la gestion de son environnement (gestion des utilités)…), des travaux de sortie, d’entrée, des tests avant mise à l’arrêt, de la décontamination…

L’application permet de regrouper les équipements en lots et d’en assurer les statuts et le suivi (contenu).

Des indicateurs ont été configurés pour faciliter le suivi d’avancement des transferts de lots, et émettre des rapports par exemple pour communiquer le détail d’un lot notamment.

Les bénéfices

L’application GxpXL créée pour ce client grâce à notre configurateur « no code » permet de :

  • Gagner en productivité
  • Optimiser le suivi des équipements et lots
  • Faciliter la saisie et la recherche d’informations concernant un lot ou un équipement
  • De tracer toutes les modifications/suppressions/créations d’informations grâce à l’audit trail
  • Extraire les données sous des formats standardisés et maitrisés
  • Gérer les saisies d’informations obligatoires ;
  • Exploiter les données saisies pour éditer des rapports sous format Word ou PDF et Excel selon les droits
  • Sécuriser les accès à l’application et à son contenu de manière fine
  • Disposer de synthèse et d’indicateurs sur l’activité
  • Disposer d’une vue d’ensemble des activités du déménagement

L’application utilisée

GxpXL est une plateforme applicative conforme avec les exigences et recommandations applicables aux enregistrements électroniques, signatures électroniques et systèmes informatisés (fDA 21 CFR part 11, GMP Annex 11, GMAP 5)

GxpManager a développé une plateforme qui intègre de puissantes fonctionnalités pour répondre aux besoins de conformité au 21 CFR Part 11, traçabilité, sécurité, flexibilité, reporting et analyses. Elle permet de créer, sans codage, des applications conformes sur-mesure, en réponse à vos problématiques et besoins.

L’application s’ajuste à votre logique métier, respecte votre organisation et vos processus. Avec vous, nous étudions vos besoins et nous traduisons vos processus métiers en applications.
Grâce à son générateur « super agile », les utilisateurs sont davantage impliqués dans la création, l’évolution et l’enrichissement permanent des applications.

La technologie mise en œuvre

Les applications sont mises à disposition en SaaS pour optimiser la rapidité de mise en œuvre, l’intégration immédiate, la flexibilité, l’administration de l’infrastructure déléguée.

-L’infrastructure supportant le logiciel et applications GxpManager permet de

  • Disposer d’une plateforme fiable et performante
  • Disposer d’une solution de PRA efficiente, afin de garantir la disponibilité des applications (gage nécessaire pour la signature de nouveaux contrats clients)

Les données sont hébergées en Cloud, en France, dans des Data Centers hautement sécurisés et certifiés ISO 27001 : 2013.

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